Вообще-то как-то странно звучит - "получение одобрения от координатора"
То есть я организую мероприятие, выясняю в первую очередь удобно ли мне как организатору и ключевым фигурам мероприятия это место-дата (причем по огромному ряду причин - от моральных до финансовых), а потом хочу пригласить общественность, а некий форумский координатор это запрещает под предлогом, что у весомого на форуме товарища Х на это время запланированы шашлыки и много конников с форума к нему собирается?
Мне кажется что общественность вольна сама выбирать куда ей пойти в том или ином случае, никаких запретов-разрешений на это не требуется?
Тем паче, что про пересекающиеся и близкие по сути мероприятия (те же пробеги условно накладываются на какие-то местные соревки) сами организаторы знают и заранее этот вопрос решают.